En jobansøgning rummer et væld af personoplysninger. Det kan være alt lige fra ansøgerens navn og CPR- nummer til vedkommendes religiøse overbevisning.
Databeskyttelsesforordningens ikrafttræden har medført, at der stilles langt strengere krav til en arbejdsgivers håndtering af personoplysninger end tidligere – krav som udspringer af en række regler, som for mange arbejdsgivere kan være svære at navigere rundt i.
Vi har tidligere skrevet om, hvordan man som arbejdsgiver behandler modtagne jobansøgninger her>>>
Datatilsynet er i maj 2020 kommet med en afgørelse, der tager stilling til, hvornår og hvor længe en arbejdsgiver må opbevare personoplysninger fra en ansøger, der ikke er blevet ansat.
Må jeg som arbejdsgiver opbevare personoplysninger til en ansøger, der ikke er blevet ansat?
En arbejdsgiver må som udgangspunkt ikke gemme ansøgninger fra kandidater, der ikke fik den ønskede stilling, da GDPR indeholder et princip om formålsbegrænsning og opbevaringsbegrænsning. Principperne skal sikre, at arbejdsgiveren ikke opbevarer personoplysninger, som ikke er nødvendige at opbevare.
I nogle tilfælde er det dog nødvendigt for en arbejdsgiver at kunne dokumentere, at rekrutteringsforløbet er foregået korrekt, hvis en afvist ansøger gør indsigelser om, at han/hun ikke har fået jobbet eksempelvis grundet race, graviditet osv. og således påstår at have været udsat for diskrimination.
Datatilsynets afgørelse tager netop stilling til denne problematik. Afgørelsen bygger på et tilsyn med Carlsberg Danmark A/S´ behandling af oplysninger om ansøgere.
Af afgørelsen fremgår det, at Carlsberg behandler oplysninger om ansøgere til to formål: At sikre dokumentation for korrekt rekrutteringsforløb i tilfælde af eventuelle klager om diskrimination og med henblik på at kunne oplyse ansøgere om fremtidige jobmuligheder i virksomheden. Datatilsynet fandt, at behandlingen var sket i overensstemmelse med reglerne i forordningen og databeskyttelsesloven.
Af tilsynet kan det udledes, at det som udgangspunkt betragtes som et sagligt formål at opbevare ansøgninger og personoplysningerne heri med henblik på at dokumentere, at rekrutteringen er foregået som den skal, og at der ikke er sket diskrimination. Denne opbevaring kan som udgangspunkt ske efter ”interesseafvejningsreglen”.
Datatilsynet slår også fast, at en arbejdsgiver kan have en saglig interesse i at opbevare oplysninger om en ansøger med henblik på en mulig senere ansættelse, og at en sådan opbevaring er lovlig, såfremt ansøgeren har samtykket hertil, og at arbejdsgiverne kan dokumentere dette samtykke.
Hvor længe må jeg som arbejdsgiver så opbevare personoplysningerne fra en ansøger, der ikke er blevet ansat?
I Datatilsynets tilsyn med Carlsberg kom Datatilsynet frem til, at det var rimeligt, at Carlsberg opbevarede oplysningerne i seks måneder efter endt rekruttering. Afgørelsen er baseret på, at Datatilsynet mener, at det kan være nødvendigt at opbevare oplysninger som f.eks. navn, adresse, CV og arbejdshistorik i seks måneder med det formål enten at kunne dokumentere, at rekrutteringen er foregået korrekt eller at kunne tilbyde ansøgeren en anden stilling i virksomheden.
Det kan derfor udledes, at du som arbejdsgiver umiddelbart er berettiget til at opbevare personoplysninger, der stammer fra en ansøgning, som ikke blev imødekommet, i seks måneder.
Arbejdsgiveren skal sørge for at oplysningerne slettes efter perioden på de seks måneder efter endt rekruttering, ligesom denne skal kunne dokumentere over for omverdenen, at slettefristen er overholdt.