Har din virksomhed en politik for at inddrive tilgodehavender, når fakturaer ikke betales til tiden? Eller har I allerede en politik for rykkerproceduren, men ønsker at gøre den mere effektiv?
Nedenfor har vi samlet 5 effektive tips til en inddrivelsesprocedure, der virker, når I handler med erhvervsdrivende.
- Gør kunden opmærksom på betalingsvilkår, inden I indgår det endelige salg.
I forbindelse med enhver form for salg anbefaler vi altid at havebetalingsvilkår, der fastlægger grundlaget for samhandlen. Disse vil ofte være en del af salgs- og leveringsbetingelserne. På den måde kan I sikre, at kunden kender betalingsfristerne og den eventuelle rentesats, hvis betalingen falder efter forfaldsdagen. Samtidig er det muligt at gøre opmærksom på eventuelle gebyr mv., der vil blive pålagt kunden, hvis kunden ikke betaler rettidigt. - Identificer kunden, inden der gives kredit.
Undersøg kundens kreditværdighed. Vurderingen kan f.eks. ske på grundlag af kundens seneste regnskab, den generelle økonomiske udvikling i den pågældende branche, tidligere betalingshistorik, og hvad man ellers kan få adgang til. Der findes også en række digitale løsninger til vurdering af kreditværdigheden. På den måde kan kunden vurderes, og om nødvendigt kan der laves et kreditloft på den enkelte kunde. En løbende overvågning af kundens adresse kan sikre, at fakturaer mv. altid sendes til den korrekte adresse, hvis ikke der sker digital korrespondance. Uforklarlige adresseskift er f.eks. værd at være opmærksom på.
Læs her, hvordan du sørger for at registrere kunden korrekt. - Sørg for at handle hurtigt, når en betalingsfrist er overskredet.
Tag kontakt til kunden allerede dagen efter, at betalingsfristen er overskredet. Henvendelsen skal indeholde en venlig påmindelse om, at beløbet ikke er modtaget. Vent med at angive en ny betalingsfrist til i en decideret rykkerskrivelse, da dette kan bevirke, at senere inkasso ellers må udskydes. Sker der ikke betaling snarest efter betalingspåmindelsen, skal den første rykker fremsendes. Jo længere tid der går, jo større er risikoen for, at pengene ikke bliver betalt. - Fasthold en kontinuerlig rykkerproces.
Når første rykkerskrivelse er sendt afsted, er det vigtigt, at der igangsættes en kontinuerlig proces, hvor der straks igen rykkes efter udløbet af en tidligere fastsat frist. Der kan i udgangspunktet sendes alle de rykkerskrivelser, man ønsker at sende, men uanset antallet af rykkerskriver kan der maksimalt opkræves 3 rykkergebyrer. Reagerer kunden ikke, bør der snarest muligt fremsendes et inkassovarsel, hvorefter sagen overgår til inkasso. Der er en fejlagtig opfattelse af, at der skal sendes en rykkerskrivelse med et varsel på 10 dage, inden der gives et varsel om inkasso. Allerede i første rykkerskrivelse kan der gives et varsel om inkasso. - Overdrag sagen til inkasso – og gør kunden opmærksom på det.
I forbindelse med, at sagen overdrages til inkasso, vil det ofte være fordelagtigt at fremsende endnu en rykkerskrivelse til kunden, således kunden nu kan se, at der er gjort alvor af de tidligere varslinger om inkasso. Herefter kan der indleveres et betalingspåkrav til Fogedretten, såfremt fordringen (den ubetalte faktura) er ubestridt af kunden (dvs. kunden ingen indsigelser har) og beløbet er højest kr. 100.000. Er beløbet over kr. 100.000 og/eller bestridt af kunden, kan der udtages stævning. Når der foreligger et såkaldt fundament, kan sagen indleveres til fuldbyrdelse ved Fogedretten. Såfremt kunden ikke kan betale, vil der kunne gøres udlæg i kundens ejendele. Disse kan senere sælges ved en auktion, og den overskydende salgssum kan tilkomme jer.
Covid-19s betydning for inkasso
Covid-19 har givet endnu en dimension, der bør overvejes, når der rykkes for betaling hos kunder. Det er uomtvisteligt, at rigtig mange virksomheder er blevet økonomisk hårdt ramt på grund af de økonomiske udfordringer, som Covid-19 har medført. Det er derfor vigtigt, at man som kreditor gør sig nogle grundige overvejelser vedrørende det fremadrettede samarbejde med en kunde, der pga. Covid-19 ikke kan betale til tiden. Såfremt kunden kan komme gennem denne svære tid, vil der måske være grundlag for et langt og indkomstrigt samarbejde på den anden side. I sådanne tilfælde bør man søge en mindelig dialog, hvor en afdragsordning eller henstand kan komme på tale. I forbindelse med afdragsordninger og henstand, bør der laves en skylderklæring, således man som kreditor har sikret sig et fundament, der kan fuldbyrdes ved Fogedretten, hvis kunden ikke overholder aftalen.
Det vil klart være at foretrække en konstruktiv dialog om en sådan mindelige løsning, hvor kundens manglende betaling er et udslag af manglende betalingsevne og ikke manglende betalingsvilje.