Det er vel næppe gået din næse forbi, at der kommer en ny ferielov om samtidighedsferie. Og du har sikkert også hørt om meget besværlige overgangsregler, som du som arbejdsgiver faktisk allerede skal være opmærksom på her fra 1. januar 2019.
Du er garanteret også allerede blevet mødt med spørgsmål fra dine medarbejderen vedrørende disse lovændringer, måske særligt, om hvorvidt medarbejderne nu kan holde sommerferie i 2020 – og hvad nu med efterårsferien!
Denne artikel danner et overblik over ændringen fra den nuværende ferielov til den nye ferielov om samtidighedsferie, kort beskrivelse af overgangsreglerne samt kort om de væsentligste ændringer, som du skal være opmærksom på. Afslutningsvis finder du en opsummering af, hvad du som arbejdsgiver skal overveje allerede nu.
Nederst på siden finder du en video fra et webinar om den nye ferielov.
Fra den nuværende ferielov til ny ferielov om samtidighedsferie
Den nuværende ferielov
Den nuværende ferielov opererer med et optjeningsår, som følger kalenderåret – altså fra 1. januar til 31. december. For hver måneds ansættelse optjener man 2,08 dages ferie.
Ferie skal efter den nuværende ferielov afholdes i ferieåret, som begynder 1. maj, efter optjeningsåret er afsluttet, og slutter 31. april.
Ferie optjent i optjeningsåret 2018, skal således afholdes fra 1. maj 2019 til 31. april 2020. Systemet i den nuværende ferielov fremgår fint af denne graf.
Du skal ved forståelse af grafen lægge specielt mærke til farverne. Grafen viser, hvornår ferie optjenes, og hvornår den konkrete ferie så skal afholdes.
Foto/kilde: Regeringen.dk
Den nye ferielov
Den nye ferielov opererer med et samtidighedsprincip, således ferie optjenes og kan afholdes umiddelbart samtidigt. Man vil fortsat optjene 2,08 dage pr. måned, man er ansat.
Efter den nye lov vil ferieåret, den periode hvor man optjener ferie, være fra 1. september til 31. august.
Ferie skal efter den nye lov afholdes i ”ferieafholdelsesperioden”, som er samme periode som ferieåret, men tillagt 4 måneder. Det vil sige, at ferieafholdelsesperioden løber fra 1. september til og med 31. december året efter, 16 måneder.
Dette fremgår fint af denne graf. Du skal ved forståelse af grafen igen lægge specielt mærke til farverne. Grafen viser hvornår ferie optjenes, og hvornår den konkrete ferie så skal afholdes.
Foto/kilde: Regeringen.dk
Overgangsordningen
Den nye ferielov kræver naturligt en overgangsordning, som giver anledning til mange spørgsmål omkring specielt overgangsåret.
Overgangsordningen illustreres fint ved denne graf.
Foto/kilde: Regeringen.dk
Optjeningsåret 2018
Det fremgår af grafen, at optjeningsåret 2018 i den nuværende ferielov var et helt almindeligt optjeningsår. Denne ferie skal på helt almindelig vis afholdes fra 1. maj 2019 til 31. april 2020. Du skal igen her følge farven på grafen for at se, hvornår optjent ferie skal afholdes.
Det korte optjeningsår samt ferieår – har medarbejdere tilstrækkelig ferie til sommer 2020 samt efterårsferie?
I det korte optjeningsår, som løber fra 1. januar 2019 til 31. august 2019 optjenes der alene 16,64 feriedage.
Disse feriedage skal afholdes i perioden fra 1. maj 2020 og frem til 31. august 2020, og derefter efter den nye ferielov. Dog kan arbejdsgiver varsle ferie til afholdelse frem til den 30. september 2020.
Skal jeres medarbejdere i 2020 fx både holde fri dagen efter Kristi Himmelfartsdag, Grundlovsdag samt 3 ugers sommerferie, er der således ikke tilstrækkeligt med feriedage. Derudover kommer efterårsferien i 2020.
Vores anbefaling er, at I tager en snak med jeres medarbejdere om, hvorvidt der fx kan anvendes feriefridage som supplement eller hvorvidt medarbejderne ønsker at overføre nogle feriedage fra ferieåret 1. maj 2019/31. april 2020, således der er flere feriedage at gøre godt med fra 1. maj 2020.
Derudover har I mulighed for at aftale med jeres medarbejdere, at de kan holde ferie på forskud. Læs mere om det længere nede.
Det er en misforståelse, at alt medarbejderens ferie pr. 1. september 2020 ”nulstilles”. I kan som beskrevet lige oven for aftale med jeres medarbejdere, at de kan overføre tidligere optjent ferie og afholde denne efter 1. september 2020.
Overgangsåret – 1. september 2019 til 31. august 2020
Som det fremgår af grafen med grå farve, skal optjent ferie i perioden 1. september 2019 til
31. august 2020 ikke afholdes. Disse 25 feriedage kaldes feriemidler og skal indefryses. Der oprettes en fond – Lønmodtagernes Feriemidler – der skal administrere og udbetale disse fe- riemidler til medarbejderne.
I har som arbejdsgiver hovedsageligt 3 valgmuligheder for betaling til Lønmodtagernes Feriemidler:
- Betal hele beløbet for overgangsåret til Lønmodtagernes Feriemidler med det samme i 2021.
- Behold pengene mod en årlig indeksering og betal i takt med, at medarbejderne får opsparingen udbetalt.
- Lav en kombination, hvor I betaler for nogle medarbejdere, men ikke for andre. Det kan I gøre hvert år.
Hvorvidt I som arbejdsgiver vælger at beholde feriemidlerne eller indbetale dem til fonden, kan afhænge af fx jeres administration ved at beholde midlerne, jeres udlåns- eller indlånsrente overfor den årlige indeksering til fonden, samt de regnskabsmæssige forhold.
Lønmodtagernes Feriemidler opgør årligt, hvad der skal betales. Feriemidlerne forfalder til betaling, når medarbejderen fx opnår folkepensionsalderen, dør, ansøger pga. udrejse, efterløn, førtidspension.
Vælger I som arbejdsgiver at beholde feriemidlerne, skal I ikke betale feriemidlerne til fonden blot fordi medarbejderen eventuelt fratræder sin stilling hos jer. I denne situation vil det også være frivilligt, hvorvidt I vil betale til fonden eller ej.
Fra 1. september 2020
Fra denne dato optjenes og afholdes der ferie efter den nye ferielov.
Øvrige væsentlige ændringer
Ikke på forhånd fravige varslingsreglerne for afholdelse af ferie
Det er med den nye ferielov ikke længere muligt på forhånd at fravige varslingsreglerne for ferieafholdelse i eksempelvis ansættelseskontrakter. Har I indsat en sådan fravigelse i jeres ansættelseskontrakter, skal dette derfor ændres.
Ferie på forskud
Det er muligt for jer at aftale med jeres medarbejdere, at de kan afholde ferie på forskud. Dette kan eventuelt være anvendeligt ved efterårsferie i fx uge 42. Medarbejderen optjener ferie fra 1. september, og har derfor i uge 42 endnu ikke optjent 5 feriedage.
Der er visse regler, som skal overholdes ved aftale om ferie på forskud. I skal derudover være opmærksomme på, at fratræder medarbejderen inden der er sket udligning, kan I modregne med løn eller anden feriebetaling. I kan imidlertid ikke kræve at medarbejdere betaler værdien af den afholdte ikkeudlignede ferie som almindelig gældsforpligtigelse. Har I ikke noget at modregne i, er kravet gået tabt.
Arbejdsgiver skal sikre, at medarbejderne har feriedage til dage, hvor virksomheden har lukket
Hvis du som arbejdsgiver ikke sikrer dig, at medarbejderen har flere feriedage tilbage til afholdelse under fx virksomhedslukning, kommer du til at betale medarbejderen løn for disse dage.
Det kan være relevant at se på, hvis I eksempelvis har lukket mellem jul og nytår, og medarbejderen også ønsker at holde efterårsferie. Er der ikke feriefridage, kan man med fordel aftale med medarbejderen, at denne afholder ferie på forskud i efterårsferien og anvender optjent ferie mellem jul og nytår.
Overførsel af ferie (5. ferieuge)
Du har som arbejdsgiver mulighed for at aftale med medarbejderen, at den 5. ferieuge skal overføres til næste ferieafholdelsesperiode.
Indgås der ikke en aftale med medarbejderen, skal du som arbejdsgiver pr. 31. december automatisk udbetale den eventuelt ikke afholdte 5. ferieuge.
Differenceberegning (medarbejdere med løn under ferie)
Hvis der er forskel på arbejdstid/omfang mellem optjening og afholdelse, skal feriebetalingen altid følge arbejdstiden/omfanget på optjeningstidspunktet.
Den nye ferielov opererer således ikke med 20%-grænse, som vi kender den i dag. Efter den nye ferielov, skal der ske differenceberegning ved enhver ændring af arbejdstid.
Overføre ferie ved feriehindring – de første 4 uger
Er medarbejderen forhindret i at holde ferie fx på grund af sygdom, skal de første 4 ugers ferie som udgangspunkt overføres til næste ferieafholdelsesperiode.
Betaling af ferietillæg
Ferietillæg er efter den nye ferielov også på 1 %.
Arbejdsgiver bestemmer selv, hvorvidt ferietillægget skal
- udbetales sammen med ferien, eller
- 1/9 – 31/5 betales sammen med maj måneds løn og
- 1/6 – 31/8 betales sammen med august måneds løn
Øvrige ændringer
- Indberetning til indkomstregistret hver måned
- Beskatning ved afholdelse og ikke ved optjening som i dag (kun for arbejdsgivere, som anvender feriekortordninger)
- Medarbejderen skal selv søge om feriegodtgørelse via Feriepengeinfo.
- Feriepengeinfo giver derefter feriepengeudbetaleren besked om at udbetale.
- Der kræves tro og love erklæring fra medarbejderen.
- Feriepengeudbetaleren (fx arbejdsgiver) kan ikke med frigørende virkning udbetale feriegodtgørelse til medarbejderen, med mindre denne har modtaget en anmodning om udbetaling fra Feriepengeinfo.
Hvad skal I som arbejdsgiver overveje allerede nu?
- Hvis varslingsreglerne for ferieafholdelse er fraveget i ansættelseskontrakter, skal dette ændres.
- Evt. tillæg til ansættelseskontrakter vedr. 6. ferieuge/5 feriefridage
- System, hvor der hver måned registreres optjent og afholdt ferie.
- Procedurer for aftaler om ferie på forskud
- Procedure for aftale om overførsel af 5. ferieuge
- Procedure for evt. differenceberegning
- Betaling af ferietillæg – hvornår?
- Vil arbejdsgiver selv beholde feriemidler?
- Administration
- Likviditet
- Udlånsrente vs. indeksering
- Regnskabsmæssigt
Webinar om den nye ferielov
Advokat Ann Bruun Birk fortæller nedenfor om den nye ferielov til webinar, der er optaget d. 6. oktober 2020.
Brug for mere information om den nye ferielov?
Har du spørgsmål til den nye ferielov, eller har du brug for rådgivning, er du meget velkommen til at kontakte advokat Ann Bruun Birk - abb@vingaardshus.dk eller 46 92 92 84.
.jpg)
Advokat Ann Bruun Birk har mange års erfaring med rådgivning indenfor ansættelsesretlige områder og persondata.
Denne artikel kan ikke erstatte juridisk rådgivning. Advokatfirmaet Vingaardshus A/S eller den ovennævnte advokat påtager sig intet ansvar for tab som direkte eller indirekte følge af brug af artiklen, herunder for tab som følge af utilstrækkelige eller ikke korrekte informationer.
Er du gået glip af vores øvrige nyheder? Fortvivl ej, du finder dem allesammen her