Digitaliseringen af udbudsprocesserne er allerede godt i gang, og de fleste ordregivere vælger allerede nu at gøre udbudsmaterialet elektronisk tilgængeligt for tilbudsgiverne samt at stille krav om, at ansøgninger og tilbud skal fremsendes elektronisk.
Elektroniske udbudsportaler er taget i brug
Rigtig mange ordregivere har endda taget skridtet videre og anvender ikke blot e-mail, men såkaldte elektroniske udbudsportaler som iBinder, ETHICS og lignende.
Fra den 1. juli 2018 er dette ikke længere en mulighed, men et krav.
Efter denne dato vil det nemlig ikke længere være tilstrækkeligt at anvende f.eks. e-mails til korrespondance, tilbudsafgivelse m.v. i forbindelse med udbudsprocedurer omfattet af udbudslovens afsnit II (EU-udbud) og afsnit III (light-regimet) samt af forsyningsvirksomhedsdirektivet.
Kravene følger af bekendtgørelse nr. 1572 af 30.11.2016 om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud og om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse.
Krav til de elektroniske kommunikationsmidler
Bekendtgørelsen medfører, at der for udbud, som er offentliggjort ved udbudsbekendtgørelse den 1. juli 2018 og senere, er pligt til at anvende elektroniske kommunikationsmidler ved al kommunikationsudveksling i forbindelse med udbudsproceduren.
De elektroniske kommunikationsmidler skal være almindeligt tilgængelige, funktionelt kompatible med almindeligt anvendte elektroniske kommunikationsmidler, ikke-diskriminerende og gratis at benytte, således at de ikke begrænser de økonomiske aktørers adgang til at deltage i udbuddet.
Herudover skal kommunikationsmidlerne overholde en række krav til sikring af dataintegritet m.v., som i praksis medfører, at bl.a. e-mails ikke længere vil kunne anvendes til formålet.
Muligheder ved særlige tilfælde
I særlige tilfælde kan man som ordregiver anvende post eller anden egnet forsendelse, ligesom man som ordregiver i særlige tilfælde kan kræve anvendelse af ikke almindeligt tilgængelige elektroniske kommunikationsmidler. Det helt klare udgangspunkt bliver dog, at der skal anvendes elektroniske kommunikationsmidler som anført ovenfor.
Ved udbud efter tilbudsloven og efter udbudslovens afsnit V (indkøb under tærskelværdien uden klar grænseoverskridende interesse) kan e-mail og ikke-elektronisk kommunikation fortsat anvendes, og ved udbud efter udbudslovens afsnit IV (indkøb under tærskelværdien med klar grænseoverskridende interesse) gælder som hidtil, at kontrakten skal annonceres på www.udbud.dk.
Brug for mere information?
Har du spørgsmål til digitalisering af udbudsprocesserne i din virksomhed, eller har du brug for at vide mere om emnet, kan du kontakte vores ekspert på området, advokat Sune Damsig Sørensen, sds@vingaardshus.dk
Er du gået glip af vores øvrige nyheder? Fortvivl ej, du finder dem allesammen her